BULOS Y SISTEMAS

Son muchas las noticias que vienen y van. El tiempo libre fomenta la intervención de personas en las redes sociales que difunden, a veces simplemente y a veces con contribuciones propias, una avalancha de noticias ciertas y de noticias falsas que acaban, tanto unas como otras, convirtiéndose en bulos. Tal vez las más deplorables, a mí me lo parecen, son aquellas malintencionadas que intentan desprestigiar a personas o entidades, y las que usan un claro cariz ideológico para sacar rédito político de una situación  de emergencia como la que vivimos.

Las falsedades del entorno de Podemos contra Amancio Ortega, que no son precisamente novedosas, los continuos comentarios sobre el desmantelamiento de la sanidad pública del PP, la ineficacia del Servicio Andaluz de Salud, heredado de los tiempos del PSOE, y, tal vez la más grave, el linchamiento de la empresa Diseños NT causada por un defecto de comunicación que utilizó la palabra incautación donde tenía que haber hablado de recogida, son claros ejemplos de esta fiebre del uso ideológico, iba a decir partidista pero no me consta, de la utilización de las redes para fines poco constructivos. Pero tal vez una de las noticias más difundidas en las redes, y que no se ajusta a una información veraz, ni a un análisis desinteresado, sea la que achaca a la incompetencia del gobierno el desabastecimiento de equipación y materiales de protección en los puntos más calientes de la crisis.

No sé, y si lo sé, o lo intuyo, no diré nada porque no toca, si la gestión del gobierno en este tema es la ideal o podría ser más eficaz, toda gestión siempre puede ser más eficaz, porque la eficacia de un sistema al 100% no existe, pero antes de contribuir a difundir rumores, antes de señalar culpables, hagamos un pequeño análisis de sistemas, porque de lo que hablamos es de la eficacia de un sistema. De un sistema que nada tiene que ver con una posible imprevisión anterior a su puesta en marcha con la declaración del estado de alarma.

Partamos de la estructura general del sistema de distribución que el gobierno ha pretendido poner en marcha para el reparto de materiales, tanto importados como fabricados en el país. El sistema se ha montado, de forma previsible, siguiendo las estructuras públicas, y por tanto se ha definido con tres elementos claros: un centro de decisión, un almacén central, y unos canales oficiales de distribución. El sistema, en principio, adolece de dos defectos graves, pero casi inevitables dada su estructura pública, es rígido y poco operativo. Es un sistema diseñado para controlar y decidir, en vez de para decidir y controlar, y eso supone pérdida de tiempo, o, lo que es lo mismo, de eficacia.

Del centro de control y decisión solo nos consta que lo componen políticos y, seguramente, funcionarios. Un equipo acostumbrado a los trámites burocráticos oficiales del reparto de impresos, material de oficina y mobiliario, con cliente único, la administración, el 99% de las veces. Un sistema que no necesita grandes estrategias, ni prima los plazos de entrega. No me consta que haya ningún experto en logística dirigiendo las operaciones, ni siquiera, si lo hay, que  tenga capacidad de decisión y dirección, o sea, poderes ejecutivos, y sin un experto todo el sistema toma decisiones que no siempre son operativas por falta experiencia, y comete errores ya superados en el mundo profesional de la logística. Y eso cuesta tiempo (eficacia) y agilidad para variar el sistema (incremento de eficacia).

La operativa idónea Para lograr la máxima eficacia habría sido incorporar temporalmente alguno de los equipos logísticos más prestigiosos del país, que los hay -el del grupo Inditex, el de El Corte Inglés, o alguno de los operadores de reparto urgente o venta por internet, por nombrar los más potentes- y los pondría al frente con plenos poderes. No olvidemos que lo importante en esta crisis son el tiempo y la eficacia. Pero tampoco debemos de olvidar que hablamos de lo público, y por tanto un valor siempre a tener en cuenta es el protagonismo, protagonismo que, entregando el control a un equipo profesional, solo sería tolerable por un personaje público de alto nivel, más preocupado de la gestión que de su gestión, y de perfiles de ese tipo en nuestra trama administrativo-política andamos más bien escasos.

Seguramente, no estoy en su piel, pero sé lo suficiente de sistemas ya que fue mi trabajo durante muchos años, la primera medida que habría tomado buscando la mayor eficacia, sería la de eliminar un almacén central. Un almacén central facilita el control, pero perjudica gravemente la eficiencia, porque provoca redundancia (falta de eficacia), varios pasos más en la cadena de control, y los controles suponen tiempo (eficacia) y casi siempre coste. Vamos a intentar poner un ejemplo básico de dos desarrollos de un sistema de distribución: con y sin almacén central.

Con almacén central:

  1. La mercancía se cuenta y se embala en origen de producción (eficacia(0))
  2. Se envía al Almacén de referencia (coste(+) y eficacia(-))
  3. Se recepciona y almacena (eficacia(-))
  4. Se prepara orden de envío.
  5. Se traslada a muelle y se carga (eficacia(-))
  6. Se envía a destino final. (coste(+) y eficacia(-))
  7. Se recepciona y distribuye.

 

Sin almacén central:

  1. La mercancía se cuenta y se embala en origen de producción. (eficacia(0))
  2. Se recepciona la orden de envío.
  3. Se envía a destino final. (coste(+) y eficacia(0))
  4. Se recepciona y distribuye.

El sistema sin almacén central penaliza el control, aunque no necesariamente si los medios de los que se dispone son los adecuados, pero agiliza la respuesta final ahorrando los punto 3, 4 y 5, que suponen kilómetros (coste(+)) y tiempo (eficacia(-)). En el caso más favorable se pierde el tiempo de transportar hasta el almacén central(coste y eficacia), descargar (eficacia), almacenar (eficacia) y cargar (eficacia), eso sin contar con los ratios de pérdidas que siempre supone la manipulación de la mercancía, ratios que cualquier sistema eficiente tiene en cuenta por anticipado. En el caso más desfavorable, la mercancía vuelve a un punto más próximo al lugar de origen que el almacén central, a los valores del caso anterior hay que sumarle más transporte innecesario (coste y eficacia), el que resulta de calcular la diferencia de kilómetros entre origen y destino y el kilometraje resultante de origen-almacén más almacén-destino.

Basta con comprobar, tirando de historia, que los sistemas más ineficaces de distribución son aquéllos que han sido intervenidos por los estados. Y prefiero no poner ejemplos porque, aparte de estar en la mente de todos, podrían interpretarse en clave ideológica y eso sería, parcialmente, una falsedad.

Por si a alguien le caben dudas, las declaraciones del presidente del gobierno en su comparecencia del sábado, reiterada el domingo, nos dan una idea sobre la eficacia del sistema: “En las próximas horas se empezarán a entregar…”. No vale, en una emergencia no se puede anunciar que en las próximas horas se entregarán, el único mensaje válido es se han entregado y se están entregando, porque el mensaje primero supone inmovilización y falta de eficacia. Porque “se van a entregar” equivale a tenemos pero estamos decidiendo, mientras la necesidad acucia.

Pero analicemos, sin profundizar en exceso porque no se trata de desarrollar un programa logístico puntero, si no de esbozar problemas y soluciones, cada uno de los puntos del sistema.

  • Centro de decisiones. Puede funcionar de dos maneras distintas:

A.1- Las decisiones se toman personalmente pedido a pedido. En este caso las decisiones tienen que ser elaboradas casi de forma consecutiva según las existencias en almacén y se tomarán en función de las necesidades en el momento de la elaboración, que al tener una demora en ejecución, seguramente acabarán yendo a remolque de los acontecimientos, siempre tarde.

A.2-  Se establecen unos parámetros de distribución con mínima intervención (de emergencia) sobre las decisiones que elabore la gestión de los parámetros. En este caso las notas de entrega se elaboran en el mismo lugar de la producción, o de la importación, sin necesidad de otra intervención que la confirmación. Yo establecería tres parámetros de decisión básicos: cercanía, lejanía y emergencia, para decidir las cuotas. Siempre reservando una cantidad en cada partida producida para decisiones especiales del último momento, que si no se dan incrementarían las partidas calculadas. Cercanía analizaría los centros en necesidad de recursos con menor desplazamiento desde el punto de origen, lo que se llama un área de influencia. Lejanía analizaría los centros en necesidad que no tienen ningún punto de origen cercano y que nos sean asignados por facilidad de comunicación. Emergencia establecería un ratio de prioridad en el servicio que ajusta a los anteriores. Luego dividiría la producción en sesiones (pueden ser horas, palés o cualquier otra cuota de producción) y asignaría a inicio de jornada los destino según se cumplieran las sesiones para evitar hasta el más mínimo minuto de demora en la salida de la mercancía. Evidentemente este sistema además ayuda a la producción y agiliza considerablemente la distribución, aunque penaliza el control.

  • Almacén central. Tengo cierta experiencia en gestión pública de almacenes y no es ciertamente positiva. Tanto los almacenes administrativos que he conocido, como los militares, adolecen de una considerable falta de rigor en sus movimientos y en su control, ya que no se tienen en cuenta los ratios de pérdidas (coste), ni tiempos o restos muertos (coste y eficacia), porque todo lo absorbe el presupuesto. Todo ello presupone un funcionamiento no óptimo desde el punto de vista de la eficiencia en la gestión que no es asumible en una crisis. Normalmente, supongo que se puede variar en las actuales circunstancias, el protocolo de movimiento interno supone: conteo de recepción (control de lo recibido (integridad e idoneidad)), ubicación y conteo de salida (control de identidad entre material en documento y material en muelle). Y todos esos pasos suponen tiempo y pueden implicar merma de material manipulado (un envase que se rompe, un embalaje que pierde integridad, una mala manipulación, un descuido…)
  • Canal de distribución. Supongo que todo está preparado para la distribución “oficial” mediante transporte del ejército y de las fuerzas de seguridad del estado. Me parece un transporte pesado, lento, lastrado burocráticamente, aunque muy seguro. Para una mayor agilidad, al menos en entregas menores y/o cercanas, utilizaría los servicios de transporte de miles de autónomos acostumbrados a esos menesteres a diario que, sin duda, me proporcionarían una mayor flexibilidad y una mayor rapidez de actuación. No tienen que desplazarse en convoyes, lo que supone carga máxima y velocidad controlada, y permiten flexibilizar y agilizar las entregas, incluso cambiar de destino una vez en ruta sin las circunstancias lo aconsejan. Todo ello sin tener en cuenta que muchos de ellos, en este momento, tendrán que acogerse a ayudas que, de esta forma, serían en realidad servicios retribuidos.

En fin, que seguramente el sistema utilizado por el gobierno no es el idóneo para lo que estamos viviendo, pero el problema no es ideológico, al menos no totalmente, sino la consecuencia de la falta de experiencia y capacidad de gestión logística de nuestras instituciones públicas. Que a eso se le puede achacar más o menos cintura, más o menos inteligencia… nadie nos puede garantizar que en estas mismas circunstancias, otro gobernante, u otra composición del gobierno, nos aportara ni mayor inteligencia ni una cintura más ágil, aunque serían de agradecer.

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